Vardiya Ayarları

Vardiya Ayarları ekranında vardiya şablonlarını, haftalık çalışma düzenlerini, tatil günlerini, mola türlerini ve geç gelme mazeretlerini tanımlar; giriş/çıkış toleransları, vardiya hatırlatmaları ve günlük puantaj e-postası gibi puantaj kurallarını belirlersiniz.

Ekrana Nasıl Ulaşılır?

1. Sol menüde Mesai Yönetimi başlığına tıklayın.
2. Ayarlar menüsünü seçin (1).
3. Ekran Vardiya Şablonları sekmesiyle açılır (2). Diğer ayarlar sekmelere ayrılmıştır.

Sekmelerin hepsinde aynı düzen kullanılır: yeni kayıt için Yeni butonuna (3), mevcut bir kaydı görmek için adına veya satır başındaki büyüteç butonuna tıklarsınız. Açılan detay penceresinden Düzenle veya Sil ile işlem yaparsınız.

---

Vardiya Şablonları

Vardiya şablonu, vardiyanın başlangıç-bitiş saatini ve mola süresini tanımlar. Vardiya planlarken ve çalışma düzeni oluştururken bu şablonlar kullanılır.

İlk kullanımda sistem şu şablonları hazır oluşturur: Normal (09:00-18:00), 1. Vardiya (08:00-16:00), 2. Vardiya (16:00-23:59), 3. Vardiya (00:00-08:00), Yarım Gün (09:00-13:00). Bu şablonları düzenleyebilir veya yenilerini ekleyebilirsiniz.

Alan	Açıklama
Ad	Zorunludur.
Kod	Takvimde gösterilecek kısa kod. Örn. S, A, G
Renk	Şablonun takvimdeki rengi.
Başlangıç Zamanı	Vardiyanın başlangıç saati. Gece vardiyası için örn. 22:00
Bitiş Zamanı	Gece vardiyasında bitiş saati ertesi güne sarkar (örn. 06:00).
Mola Süresi (dk)	0 ile 360 dakika arası; yeni şablonda 60 dakika gelir. Net çalışma süresi bu süre çıkarılarak hesaplanır.
Aktif	Pasif şablon yeni planlarda seçilemez.

Gece vardiyası otomatik belirlenir

Gece Vardiyası bilgisi elle girilmez. Kaydettiğinizde vardiyanın yarısından fazlası 20:00 ile 06:00 arasına denk geliyorsa şablon otomatik olarak gece vardiyası sayılır.

ipucu

Vardiya kayıtlarında kullanılmış bir şablon silinemez. Kullanmak istemediğiniz şablonu düzenleyip Aktif anahtarını kapatın.

---

Çalışma Düzenleri

Çalışma düzeni, personelin haftanın her günü hangi vardiyada çalıştığını veya izinli olduğunu tanımlayan haftalık plandır. Listede düzenin adı, açıklaması ve kaç personele atandığı (Atanmış Personel) görünür.

Çalışma Düzeni Oluşturma

1. Yeni butonuna tıklayın.
2. Ad (zorunlu) ve Açıklama alanlarını doldurun.
3. Haftalık Plan bölümünde her gün için anahtarı Vardiya veya İzin Günü olarak ayarlayın. Çalışma günlerinde Vardiya Şablonu seçin.
4. Kaydet butonuna tıklayın.

Yeni düzende Pazartesi–Cuma çalışma günü, Cumartesi ve Pazar izin günü olarak gelir. Çalışma günü olarak işaretlenen her güne bir vardiya şablonu seçilmesi zorunludur.

Değişiklik geriye dönük uygulanmaz

Bir çalışma düzenini düzenlediğinizde daha önce üretilmiş vardiyalar değişmez. Yeni düzen yalnızca henüz üretilmemiş günlere uygulanır.

Çalışma düzenleri, Lokasyonlar ekranında Vardiya Yönetimi alanı Sabit seçilen lokasyonlarda kullanılır: sistem her gece, personelin çalışma düzenine göre önümüzdeki 30 günün vardiyalarını onaylı olarak oluşturur. Bir çalışma düzeni silinirse bu düzenin atandığı personelin çalışma düzeni boşalır.

---

Tatiller

Tatiller sekmesinde resmi ve dini bayramlar ile şirketinize özel tatil günleri listelenir. Listeyi Tip ve Yıl alanlarıyla filtreleyebilirsiniz.

Tip	Açıklama
Resmi Tatil	Ulusal bayram ve resmi tatiller.
Dini Bayram	Ramazan ve Kurban Bayramı günleri.
İdari İzin	İdari izin olarak ilan edilen günler.
Şirket Tatili	Şirketinize özel tatil günü.

Sistem etiketli tatiller Ekipera tarafından hazır tanımlanır; bunlar düzenlenemez ve silinemez. Şirketinize özel tatil eklemek için Yeni butonuna tıklayıp Ad, Tarih, Tip ve gerekiyorsa Yarım Gün alanlarını doldurun. Yarım Gün açık olduğunda o gün yalnızca yarım gün tatil uygulanır (arife günleri gibi).

uyarı

Vardiyası planlanmış bir güne tatil eklenemez ve mevcut bir tatil böyle bir güne taşınamaz.

---

Mola Türleri

Mola türleri, personelin giriş/çıkış sırasında seçtiği mola çeşitleridir. Sistem Yemek, Çay, İhtiyaç, Namaz ve Diğer türlerini hazır tanımlar.

Alan	Açıklama
Ad	Zorunludur. En fazla 100 karakter.
Renk	Molanın ekranlarda gösterileceği renk.
Sıra No	Listede gösterilme sırası.
Aktif	Pasif mola türü seçilemez.

Puantaj kayıtlarında kullanılmış bir mola türü silinemez; pasifleştirebilirsiniz.

---

Geç Gelme Mazeretleri

Personel geç giriş yaptığında yalnızca bu listeden seçim yapar; serbest açıklama giremez. Listede karşılığı olmayan bir durum için yeni tür tanımlayın.

Alan	Açıklama
Ad	Zorunludur. 2–100 karakter; aynı adla ikinci bir mazeret eklenemez.
Açıklama	En fazla 300 karakter. Yalnızca yöneticiler görür; personele gösterilmez.
Sıra No	Listede gösterilme sırası.
Aktif	Pasif mazeret personele sunulmaz.

Mazeret istenip istenmeyeceği Ayarlar sekmesindeki Geç Gelme Mazereti ayarıyla belirlenir. Puantaj kayıtlarında kullanılmış bir mazeret silinemez; pasifleştirebilirsiniz.

KVKK

Sağlık gibi özel nitelikli kişisel veri içeren bir mazeret türü eklerseniz KVKK yükümlülüğü işletmenize aittir.

---

Ayarlar Sekmesi

Ayarlar sekmesinde puantaj kuralları kartlar hâlinde gösterilir (1). Bir kartı değiştirmek için kartın sağ üst köşesindeki Düzenle butonuna tıklayın (2), açılan pencerede değerleri güncelleyip Kaydet deyin.

Giriş Toleransları

Ayar	Açıklama	Varsayılan
Erken Giriş (dk)	Vardiya başlamadan kaç dakika önce giriş yapılabileceği. Daha erken giriş denemesi reddedilir.	30 dk
Geç Kalma (dk)	Bu süre içinde gelen geç kalmış sayılmaz. Süre aşılırsa geç kalmanın tamamı hesaplanır.	5 dk
Geç Giriş Engeli (dk)	Vardiya başlangıcından sonra bu süreyi geçen giriş denemeleri reddedilir. 0 = devre dışı.	0
GPS Giriş Yarıçapı (m)	GPS ile giriş/çıkış yapan personelin lokasyona en fazla ne kadar uzak olabileceği. 50–2000 metre.	200 m
Geç Gelme Mazereti	Geç girişte personelden mazeret istenmesi: Kapalı, Opsiyonel (personel atlayabilir) veya Zorunlu (mazeret seçilmeden giriş yapılamaz). Geç gelme toleransı aşıldığında devreye girer.	Kapalı

bilgi

Vardiyadan bağımsız giriş yapabilecek şekilde tanımlanan personel erken giriş kuralına takılmaz.

Çıkış Toleransları

Ayar	Açıklama	Varsayılan
Geç Çıkış (dk)	Vardiya bitişinden kaç dakika sonrasına kadar normal çıkış sayılacağı. Daha geç çıkışlar işaretlenir; fazla mesai hesabını etkilemez.	120 dk
Erken Çıkma (dk)	Bu süre içinde çıkan erken çıkmış sayılmaz.	5 dk
Fazla Mesai Toleransı (dk)	Günlük fazla çalışma bu süreye kadar ise fazla mesai sayılmaz; süre aşılırsa fazla mesainin tamamı hesaplanır. 0–480 dk, 0 = kapalı.	0

Eksik Çıkış Ayarları

Ayar	Açıklama	Varsayılan
Eksik Çıkış Toleransı (dk)	Planlı vardiyası olan personelde, vardiya bitişinden bu kadar dakika sonra hâlâ çıkış yapılmamışsa kayıt eksik çıkış sayılır. 60–1440 dk.	240 dk
Eksik Çıkış Süresi — Vardiyasız (saat)	Planlı vardiyası olmayan personelde, girişten bu kadar saat sonra hâlâ çıkış yapılmamışsa kayıt eksik çıkış sayılır. 8–72 saat.	24 saat

Günlük Puantaj E-postası

Açık olduğunda her gün belirlenen saatte, bir önceki günün puantaj raporu (Excel + PDF) seçili kişilere e-posta ile gönderilir.

Ayar	Açıklama
Durum	Gönderimi açar veya kapatır.
Gönderim Saati	Raporun gönderileceği saat (yerel saat). Gönderim, belirlenen saatten en geç 15 dakika sonra gerçekleşir. Durum açıkken zorunludur.
Alıcılar	Raporun gönderileceği personeller. Durum açıkken en az bir alıcı seçilmelidir; yalnızca aktif personel seçilebilir.

uyarı

Bu rapor tüm personelin devam bilgilerini içerir. Yalnızca yetkili kişileri alıcı olarak ekleyin. E-posta adresi olmayan alıcı uyarı simgesiyle gösterilir ve ona gönderim yapılamaz.

Vardiya Hatırlatmaları

Her hatırlatma ayrı ayrı açılıp kapatılır; açık olanlar için 1–180 dakika arasında süre girilir. Varsayılan olarak hepsi kapalıdır.

Hatırlatma	Ne zaman gönderilir?
Vardiya Öncesi Hatırlatma	Vardiya başlangıcından belirtilen dakika önce.
Geç Giriş Hatırlatması	Vardiya başlangıcından belirtilen dakika sonra hâlâ giriş okutmayan personele.
Mesai Bitişi Hatırlatması	Vardiya bitişine belirtilen dakika kala, giriş yapıp henüz çıkış yapmamış personele.
Eksik Çıkış Hatırlatması	Vardiya bitiminden belirtilen dakika sonra hâlâ çıkış okutmamış personele. Fazla mesai yapanları rahatsız etmemek için cömert bir değer seçin.

Hatırlatmalar yalnızca onaylanmış vardiyalar için gönderilir. Panel içi bildirim her zaman oluşturulur; mobil bildirim, e-posta ve SMS gönderimi Bildirim Kanalları ekranındaki Vardiya satırına göre yapılır.

Vardiya Planlama

Ayar	Açıklama
Vardiya Onay Modu	Onaysız: plan doğrudan atanır. Onay Gerekli: yönetici onayından sonra kesinleşir. İki Seviyeli (Yönetici + Son Onay): yönetici onayından sonra son onay da gerekir.
Eksik Molayı Planlanana Tamamla	Açıkken, gerçekleşen molası planlanandan az olan puantaj kayıtlarında mola planlanana tamamlanır ve net çalışma süresi buna göre hesaplanır.

not

Onay bekleyen vardiya planları varken onay modu değiştirilemez. Önce bekleyen planları onaylayın veya reddedin.