Özlük Belgeleri
Özlük Belgeleri ekranında personelin yüklediği belgeleri onaylar veya reddeder, personelden istenen belgelerin takibini yapar, bütün personelin belgelerini tek listede görür ve belge tiplerini tanımlarsınız.
Menüyü, Özlük Belgeleri modülü açıkken rolünde Personel Belge Yönetimi yetkisi bulunan kullanıcılar görür. Belge Tipleri sekmesi için ayrıca İK Ayarları yetkisi gerekir.
Ekrana Nasıl Ulaşılır?
- Sol menüde Personel Yönetimi başlığına tıklayın.
- Özlük Belgeleri menüsünü seçin (1).
Tek bir personelin belgelerini yüklemek, silmek veya ZIP olarak indirmek için Personel Detayı → Özlük Belgeleri sekmesini kullanın.
Onay Bekleyen Belgeler
Personelin mobil uygulamadan veya web panelinden yüklediği belgeler bu sekmede onay bekler (2). Listeyi Lokasyon, Departman, Belge Tipi ve Çalışan ile filtreleyebilirsiniz.
Satır başındaki butonlarla (3):
- Önizle: Belgeyi ekranda açar; buradan indirebilir veya yazdırabilirsiniz.
- Geçmiş: Belgenin kim tarafından ne zaman görüntülendiğini, indirildiğini veya onaylandığını gösterir.
- Onayla: Belgeyi onaylar.
- Reddet: Bir Gerekçe (Bulanık / okunmuyor, Yanlış belge tipi, İmza eksik, Süresi geçmiş belge, Eksik sayfa) seçip isteğe bağlı açıklama yazarak belgeyi reddeder. Gerekçe personele iletilir.
Belge onaylandığında veya reddedildiğinde personele bildirim gider.
Açık Talepler
Personelden istenen ve henüz yüklenmemiş belgeler bu sekmede listelenir. Son tarihi geçen talepler kırmızı "Vadesi geçti" etiketiyle gösterilir. Satırdaki İptal butonuyla talebi geri çekebilirsiniz.
Yeni belge talebi Personel Detayı sayfasındaki Talepler alt sekmesinden oluşturulur. Talep edilen personele bildirim gider; personel belgeyi yüklediğinde belge Onay Bekleyen Belgeler sekmesine düşer.
Personelin kendi belgesini yükleyip yükleyemeyeceği Ayarlar → Özlük Belgeleri ekranındaki moda bağlıdır. Mod Kapalı ise belge talebi oluşturulamaz.
Tüm Belgeler
Şirketteki bütün personelin belgeleri listelenir. Durum filtresi varsayılan olarak Onaylandı gelir. Süre durumu filtresiyle süresi 30 gün içinde dolacak (Süresi yaklaşan) veya dolmuş belgeleri bulabilirsiniz.
Süresi dolan belgeler için otomatik hatırlatma gönderilmez. Süresi yaklaşan filtresini düzenli olarak kontrol edin; Panelim ekranındaki Süresi Yaklaşan Belgeler kartı da bu listeye yönlendirir.
Belge Tipleri
Özlük dosyasında tutulacak belge türleri bu sekmede tanımlanır. İş Sözleşmesi, Kimlik, SGK İşe Giriş Bildirgesi, Sağlık Raporu, Adli Sicil Belgesi, Diploma gibi tipler Sistem etiketiyle hazır gelir.
Yeni tip eklemek için Yeni Tip Ekle butonuna tıklayın (2).
| Alan | Açıklama |
|---|---|
| Kod | Zorunlu; yalnızca büyük harf, rakam ve alt çizgi. Kaydedildikten sonra değiştirilemez; belge dosya adları bu koddan oluşur (örn. IS_SOZLESMESI-2.pdf). |
| Ad | Zorunlu; belge tipinin görünen adı. |
| Açıklama | İsteğe bağlı. |
| Gerekçe (Personele gösterilir) | Zorunlu. Belgenin neden istendiği; personel belge yüklerken bu metni görür. |
| Zorunlu | Açıksa belge her personelin özlük dosyasında zorunlu sayılır ve eksikse "Eksik (Zorunlu)" görünür. |
| Çoklu | Açıksa aynı tipten birden fazla belge yüklenebilir (örn. periyodik sağlık muayeneleri). |
| Koşullu zorunluluk | 18 Yaş Altı Zorunlu, Erkek Zorunlu veya Yabancı Zorunlu seçilirse belge yalnızca bu koşula uyan personel için zorunlu olur. |
| Yenileme Periyodu | Ay cinsinden. Doldurulursa bitiş tarihi girilmeyen belgelerde bitiş tarihi, düzenlenme tarihine bu süre eklenerek hesaplanır. |
| Saklama Süresi | Önerilen saklama süresi (yıl). Bilgi amaçlıdır. |
| Sıralama | Listelerdeki sırası. |
Sistem tipleri düzenlenebilir ancak silinemez. Kullanımdaki bir tip silinemez; kullanmak istemediğiniz tipi Aktif anahtarını kapatarak pasif yapın.
Özlük belgelerinin her görüntülenmesi, indirilmesi ve yazdırılması kim tarafından yapıldığıyla birlikte kaydedilir. Bu kayıtlar belgenin Geçmiş penceresinde ve İşlem Geçmişi ekranında görünür.